Wil je efficiënter je werkdag doorkomen? Een lege mailbox is de basis! Dit zorgt voor overzicht, structuur en focus. Wij geven je 5 tips aan de hand van de ‘Inbox Zero’ methode. Hiermee zorg je niet alleen voor een lege inbox, maar ook voor een duidelijk overzicht van welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke mails je nog antwoord moet krijgen.
Lezen is verwerken
Maak de regel: ga direct aan de slag met alle mails die je leest. De meeste e-mails kosten namelijk maar twee minuten om te beantwoorden. Dat kan dus heel snel. Als je daar geen tijd voor hebt, lees je mail dan niet. Het is natuurlijk wel erg verleidelijk om gelijk op het nieuwe mailtje te klikken, zodra deze binnenkomt. Sluit daarom je mailbox af als je geen tijd hebt om de mails te beantwoorden.
Plan een mailmoment
Het beste is om op een gepland moment op de dag even de tijd te nemen om je inbox goed af te handelen. Plan elke dag één of twee mailmomenten van ongeveer tien minuten in om je mailbox weer op te ruimen. Doe dit bijvoorbeeld in de ochtend en aan het einde van de middag. Als je er echt even voor gaat zitten, ben je er veel sneller doorheen dan wanneer je tussendoor ‘even snel’ je mail bijwerkt.
Reken af met mailbox vervuiling
Schrijf je uit voor alles wat je mailbox vervuilt. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet leest (die van Apollo lees je wel, toch?), schakel alle e-mailnotificaties uit van social media en markeer spam direct. Als je ongewenste mail als spam markeert, ontvang je deze de volgende keer niet meer. Weg ermee!
Vereenvoudig je mappenstructuur
Meerdere mappen zijn vaak niet nodig aangezien de zoekfunctie in je mail bijna altijd leidt naar de juiste e-mail. Heb jij voor elke klant, thema of onderwerp een aparte map? Dit kan veel eenvoudiger! Het enige wat je nodig hebt, zijn vier mappen. Sleep een nieuwe mail tijdens je mailmoment direct naar één van deze mappen: ‘actie’, ‘wachten op’, ‘ooit’ of ‘archief’.
Kun je direct aan de slag met een e-mail, dan sleep je deze naar het mapje ‘actie’. Deze mails beantwoord je in je mailmoment van de dag. Wanneer je nog reactie nodig hebt op een mail, sleep je deze naar ‘wachten op’. Deze map houd je regelmatig in de gaten. Mails die niet belangrijk zijn, maar wel interessant zijn om nog eens in de koffiepauze of in de trein te lezen, sleep je naar ‘ooit’. Alle mails die verwerkt zijn, verwijder je niet, maar archiveer je.
Archiveren is het nieuwe verwijderen
Omhels de archiveer-methode. In plaats van alles weg te gooien, archiveer je alles wat je hebt gelezen en beantwoord. Op deze manier kun je het gewoon nog terugvinden, maar is het weg uit je inbox. Als je alles gearchiveerd hebt, voorkomt dit problemen wanneer je computer crasht. Zo weet je zeker dat al je ontvangen mails veilig zijn!
Een lege inbox zorgt voor een leeg hoofd. Start vandaag nog!